Gestire il personale non significa soltanto sapere chi è entrato e chi è uscito dall’azienda. Ci sono orari di lavoro, turni, ferie, permessi, straordinari, assenze, ritardi, cambi di programma e tante altre informazioni da tenere sotto controllo.
Quando queste informazioni vengono gestite manualmente, magari con fogli Excel, moduli cartacei o comunicazioni sparse tra e-mail e messaggi, il rischio è di perdere tempo e commettere errori.
Un software per la rilevazione delle presenze, collegato ai terminali di timbratura e controllo accessi, può rendere tutto molto più semplice.
Un esempio molto semplice
Immaginiamo un’azienda con 50 dipendenti. Ogni mattina i collaboratori entrano in azienda e registrano la propria presenza attraverso un terminale con badge. Alle 13 alcuni escono per la pausa, altri hanno orari differenti. Nel pomeriggio rientrano e, alla fine della giornata, registrano l’uscita.
Fin qui sembra tutto molto semplice. Ma alla fine del mese qualcuno deve verificare:
Se tutto viene ricostruito manualmente, il lavoro può diventare lungo e soprattutto poco pratico.
Con un sistema integrato, invece, la timbratura effettuata al terminale diventa automaticamente un dato che il software può utilizzare per elaborare la situazione del dipendente.
Dal badge al software: cosa succede?
Il funzionamento può essere molto semplice:
- 1
Il dipendente arriva in azienda.
Utilizza il proprio badge sul terminale di rilevazione. - 2
Il terminale registra la timbratura.
L’orario di entrata viene associato automaticamente al dipendente. - 3
Il software raccoglie i dati.
Le timbrature vengono trasferite al programma di gestione delle presenze. - 4
Il sistema elabora le informazioni.
In base agli orari configurati, il software può determinare le ore lavorate e mettere in evidenza eventuali anomalie. - 5
L’ufficio ha una situazione aggiornata.
Chi si occupa della gestione del personale può consultare la situazione dei dipendenti senza dover ricostruire manualmente ogni giornata.
È proprio questo il vantaggio di collegare software e terminali: la timbratura non rimane semplicemente registrata su un dispositivo, ma diventa parte di un sistema più ampio di gestione del personale.
E le ferie e i permessi?
Qui la differenza rispetto a una gestione manuale diventa ancora più evidente.
Pensiamo a un dipendente che deve chiedere due giorni di ferie. In una gestione tradizionale potrebbe inviare una richiesta, qualcuno dovrebbe controllare il calendario, verificare le ferie disponibili e poi aggiornare il registro del personale.
In un sistema organizzato, invece, ferie, permessi e altre causali di assenza possono essere gestiti all’interno del sistema di rilevazione presenze. In questo modo le informazioni rimangono collegate alla situazione del dipendente e possono essere utilizzate per avere una visione più completa delle presenze e delle assenze.
Le soluzioni di gestione presenze possono infatti comprendere funzionalità per orari, calendari, turni, assenze programmate, causali e altre esigenze organizzative.
Non solo rilevazione delle presenze: anche controllo degli accessi
C’è poi un’altra esigenza importante: sapere chi può accedere a determinati ambienti aziendali.
Un sistema di controllo accessi permette di stabilire, ad esempio, quali persone possono entrare in determinate aree, in quali giorni e in quali fasce orarie. Il badge del dipendente può quindi avere una doppia funzione: rilevare la presenza e, dove previsto, autorizzare l’accesso a un determinato varco.
I sistemi di controllo accessi possono essere configurati con fasce orarie, gruppi di utenti, terminali abilitati e autorizzazioni differenti per porte o aree. Questo può essere particolarmente utile in aziende con uffici, magazzini, reparti produttivi, aree riservate o più ingressi.
Un unico sistema per avere meno informazioni sparse
Il vero vantaggio non è semplicemente sostituire il foglio presenze con un computer. Il vantaggio è avere le informazioni organizzate e collegate tra loro. Anagrafica del dipendente, orario di lavoro, timbrature, ferie, permessi, assenze, straordinari e altre informazioni possono essere gestiti all’interno di un sistema strutturato. In questo modo chi si occupa del personale può avere una visione più chiara della situazione.
E quando arriva la fine del mese, invece di chiedersi: “Dove ho segnato quel permesso?” oppure: “Quante ore ha fatto realmente Mario questa settimana?” i dati sono già raccolti e organizzati.
Le soluzioni INFOS, ad esempio, sono progettate per gestire orari, calendari, turni, ore lavorate, assenze e diverse altre esigenze legate alla gestione del personale, con possibilità di integrazione con il controllo accessi e altri moduli.
Non esiste una soluzione uguale per tutte le aziende
Un’azienda con 10 dipendenti non ha necessariamente le stesse esigenze di una realtà con 200 persone. Ci sono aziende con orario fisso, altre con turni. Alcune hanno più sedi, altre hanno reparti con accessi differenti. In alcune realtà è importante soprattutto la gestione delle presenze, in altre il controllo degli accessi assume un ruolo fondamentale.
Per questo è importante scegliere software e terminali in base al modo in cui l’azienda lavora realmente. Non si tratta quindi di acquistare semplicemente un “orologio per timbrare”. Si tratta di costruire un sistema che possa accompagnare la gestione quotidiana del personale
Rilevare una presenza è semplice. Gestirla bene è un’altra cosa.
Una timbratura dura pochi secondi. Ma dietro quella timbratura ci sono informazioni che possono diventare importanti per l’organizzazione dell’azienda.
Sono domande quotidiane che, con gli strumenti giusti, possono trovare risposta senza dover ricostruire ogni volta la situazione manualmente.
