E voi, come controllate le presenze in azienda?
Oggi sono arrivata in ufficio con un’idea di scrivere proprio questo articolo. Perché?
Questa mattina mi sono svegliata con un pensiero: non dimenticare le chiavi dell’ufficio. Lì c’è attaccato il mio badge senza cui non posso timbrare e dimostrare di essere presente. Basta una strisciata ed ecco che si vede subito che la persona è arrivata oppure è uscita. Facile sia per un lavoratore che per il responsabile che deve gestire le persone. Quest’ultimo deve solo entrare nel programma che è collegato con il terminale e verificare i presenti in azienda.
Poi mi sono ricordata che pochi giorni fa eravamo in un’azienda per una futura collaborazione e ho visto la gente che entrava in azienda, prendeva la penna che stava sul banco e scriveva sul un registro cartaceo l’ora e la data dell’entrata. E, sicuramente, faceva anche questa procedura quando usciva dall’azienda. Ho pensato: e come fa adesso il responsabile a controllare tutto ciò che è scritto su questo pezzo di carta? E poi deve riportare tutti questi dati in qualche tabella Excel per procedere con la preparazione delle informazioni per l’ufficio delle paghe. Quanto tempo sprecato e quanta carta…
Mi sono venuti in mente i giorni della mia vita prima scolastica poi universitaria, quando il professore prima di cominciare la lezione faceva l’appello e nel suo registro segnalava chi era presente e chi era assente. La tecnologia va avanti e mio figlio già porta con sé un badge con cui tutta questa procedura è diventata più efficace sia per i professori perché possono subito cominciare le loro lezioni senza sprecare tempo per controllare chi era presente o assente che per l’ufficio che gestisce la sicurezza.
L’importanza della timbratura
Però, guardando più a fondo, facendo le timbrature, le persone che entrano in qualsiasi ufficio o scuola o in un altro edificio o escono da lì fanno questo non solo per avere una giustificazione di essere presenti o assenti e per far calcolare bene i loro stipendi, ma anche creano una certa sicurezza per sé stessi in caso di un’emergenza, una situazione straordinaria, quando in pochi secondi il responsabile della sicurezza deve sapere chi c’è in azienda (per esempio in caso di incendio o di un’incidente sul lavoro).
Proprio per questo ho deciso di scrivere tutto questo sperando che tutte le persone che timbrano capiscano la importanza della presenza nei loro cartellini dalle lettere “E” (entrata) ed “U” (uscita) per sé stessi soprattutto per la loro sicurezza e dall’altra parte sperando di aiutare i responsabili sia degli uffici personali che della sicurezza a risolvere le difficoltà nella gestione del personale.
Basta tanti file in Excel che poi sistematicamente si perdono nelle sottocartelle del computer. Dobbiamo ricordare che ormai la tecnologia ed entrata nelle nostre case e nei nostri uffici. Quasi tutti sanno usare i computer e sanno cos’è Internet. Per i responsabili c’è oggi la possibilità, puntando sull’IT e la familiarità delle persone con device Mobile, App e servizi online,di reinventare il modo di lavorare e renderlo più efficace, produttivo ed ottenendo allo stesso tempo maggiore soddisfazione del personale. È necessario solo ripensare in logica digitale e sviluppo del lavoro e delle professionalità. Quindi per le persone diventa più facile imparare ad usare un programma anziché scrivere tutto a mano. Più raramente sentiamo “ho fatto sempre così e non ho voglia di cambiare qualcosa…”.
Noi possiamo proporre un software integrato e completo. Non vogliamo fare solo pubblicità o vendere, ma prima di tutto vorremmo aiutare a risolvere con i nostri prodotti i vostri problemi, creare un rapporto di fiducia reciproco. Altrimenti tutto è inutile…i risultati del lavoro si vedono quando diventano utili per gli altri e quando vengono apprezzati dagli altri.
