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Efficacia o efficienza?

Efficacia o efficienza?

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Efficacia o efficienza?

«É più importante fare la cosa giusta (essere efficaci) che fare bene qualcosa (essere efficienti)».

 Peter Drucker

Si sente spesso in giro “non ho il tempo”, “non riesco a fare in tempo”, “non ce la faccio oggi a fare tutto” …quante volte lo dicevo anch’io! Ma perché succede che prima cominciamo a fare qualcosa e solo dopo cominciamo a capire che non riusciamo a farlo come deve essere o non ce la facciamo in tempi previsti.

Alcuni giorni fa mi sono imbattuta in una frase che mi ha fatto pensare…non è che non penso mai, però ho capito che ogni tanto davvero serve pensare bene prima di decidere di fare qualcosa. Ecco la frase: “Nella gestione del tempo l’importante è capire la differenza tra due termini “l’efficacia e l’efficienza”. Direi l’importante non solo nella gestione del tempo ma anche nella gestione della vita di ognuno di noi per capire se vogliamo essere efficaci e efficienti o ci accontentiamo di essere solo efficaci.

Molto spesso anziché fare le cose giuste spendiamo il tempo per fare le cose quasi automaticamente, perché lo facevamo sempre cosi, che, magari non dobbiamo più fare così, proprio in questo modo, proprio in quel momento. Ma come capire quali sono le cose giuste, dite voi? E proprio per capire questo ogni tanto dobbiamo solo fermarsi per pensare un po’, ragionare.

Infatti, dal primo punto di vista i termini “l’efficacia e l’efficienza” sembrano di avere un significato quasi uguale ma in realtà sono due concetti ben distinti.

Il lavoro efficace è il lavoro intelligente, quando prima di fare si pensa e si ragiona bene e poi si fa uno sforzo per farlo. Quando si sa chiaramente come va fatto e che risultato ci si aspetta. David Rockefeller, una delle persone più ricche del mondo, ha detto: “Chi lavora tutto il giorno non ha il tempo per guadagnare i soldi.”

Secondo me lui intendeva dire, che chi fa qualcosa, anche se lo fa bene, però senza pensare bene prima come farlo, non ha mai il tempo. Quindi il risultato si raggiunge, vuol dire che alla fine il lavoro è efficace, però impegna moltissimo tempo, sforzi e risorse, quindi non è efficiente. Forse in un altro momento questo modo di fare andrebbe bene, ma proprio in questo momento serve pensare ad altre soluzioni.  Possiamo dire che l’efficienza - è quello che misura l'efficacia del lavoro.

Ad esempio, per scavare trincee un escavatore è più efficiente di una persona con una pala. Vuol dire che per questo processo un escavatore è uno strumento efficiente. Ma in un altro caso può essere viceversa. Se serve un buco per piantare un fiore meglio lo fa una persona con una pala.

Un altro esempio: un pescatore che va a pescare con canna da pesca perché vuole solo mangiare i pesci di sera, prende 5 pesce, li porta a casa, prepara e, sicuramente, non muore di fame. È efficace, perché il suo desiderio è realizzato.  Un altro invece non ha come l’obiettivo solo di mangiare i pesci ma anche vorrebbe venderli per avere i soldi per comprare una bottiglia di vino bianco. Quindi va a pescare non con una canna ma con una rete, per poter prenderli di più. Questo pescatore oltre di essere efficace diventa anche più efficiente. 

Lo stesso ragionamento vale per la gestione personale in azienda. Per gestire le informazioni riguardanti le presenze dei dipendenti, visitatori, imprese esterne e anche le loro visite mediche obbligatorie, distribuzione DPI e ecc. con mille file in Excel non è il modo efficiente perché si impegna tanto tempo rispetto alla gestione di tutte queste informazioni con un software adeguato. E questo sicuramente influisce sull’efficienza dell’azienda.

Ogni azienda ha gli obbiettivi e cerca di raggiungerli in modo più giusto per ottenere i risultati: soddisfare i clienti, ottenere i profitti, realizzare un progetto ecc. Possiamo dire che qualsiasi obiettivo raggiunto è efficace. Invece l’obiettivo raggiunto con minor utilizzo dei risorsi è anche efficiente.
Ormai la tecnologia va sempre più avanti e permette di risparmiare il tempo impegnato per ottenere certi risultati, e, come conseguenza, diventare aziende più efficienti. Con software giusto per la gestione del personale, che permette di monitorare sia movimentazione del personale che il tempo per la produzione (per esempio il software per raccolta dati di produzione) in un’azienda si può notevolmente risparmiare il tempo e le risorse. Con tanti moduli aggiuntivi è possibile semplificare diverse attività come gestione delle scadenze, visite mediche, distribuzione dei dispositivi di protezione ecc.  

E così possiamo determinare cosa deve fare un’azienda per aumentare la sua efficacia ed efficienza:

  • Pianificare il lavoro, scegliere e capire cosa fare e cosa non fare;
  • Organizzare bene, cioè scegliere come farlo;
  • Essere pronti e disponibili ad agire, cambiare, prendere le decisioni veloci.

Tutto dipende dagli obiettivi che si pongono e dagli strumenti che si usano per raggiungerli. Sta da noi decidere di essere o no efficienti. A volte proprio le decisioni per cambiare sono le più difficili, bisogna essere più flessibili, più coraggiosi e meno statici, ignoranti e paurosi.

Vulcano Sas
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